ProcedureCESP

Cette page décrit la marche à suivre concernant les saisines CESP

Demande d'utilisation du laboratoire

• Le demandeur contacte le laboratoire (techniciens, enseignants)
• Le laboratoire vérifie que la date est libre sur l'agenda et note l'option d'utilisation
• Le demandeur remplit la saisine du CESP disponible en ligne
• La demande doit être retournée à dons.corps@med.univ-tours.fr
  • elle doit être remplie sur ordinateur (pas de papier scanné)
  • et retournée non signée

Vérification de la saisine

J Machut / C Destrieux:

• vérifient la cohérence de la demande
• attribuent un numéro (37-YYYY-NNN) et l'ajoutent à la saisine
• renvoient la saisine au demandeur et au porteur (acrobat sign)
• récupèrent les pièces jointes (programme, liste participants...)
• si des accès wifi sont demandés : font passer la demande au service informatique
• archivent sur le serveur:
  • les versions non signée et signée de la saisine
  • les pièces jointes

Si intervention d'un industriel : préparation de la convention et du devis

Carine Beausse:

• Prépare le devis
• Le fait signer à l'industriel (Parapheur électronique)

Jérome Machut

• Prépare le projet de convention avec les informations dont il dispose
• Le numéro de la convention est celui de la saisine du CESP
• Renvoi le projet de convention à l'industriel pour qu'il remplisse les champs qui manquent
• Renvoi le projet de convention sur visa DAJ
• La convention doit être récupérée NON SIGNEE en .docx

Mise en ligne sur le site de suivi des projets CESP

Les dossiers sont mis en ligne au fur et à mesure sur | le site du CESP par Jérome Machut

Créer le projet

• Dans le menu de gauche, sélectionnez "Projets" pour afficher la liste des projets puis Créer pour créer un nouveau projet

• Remplir la fiche qui s'ouvre :
  • Titre du projet : YYYY-NNN_Discipline_NOM_DEMANDEUR_type (industrie, enseignement, recherche...)
  • Description : message qui sera envoyé aux membres du projet. Initialement demander au Président de désigner deux rapporteurs
  • Date événement : date de début de la formation/recherche
  • Membres du projet : ajouter les 10 membres du CESP en cliquant sur le champ
  • Laissez coché "Envoyer notification par email" qui avertit les membres du CEPS de la création du projet
  • Cliquez sur Crée

Ajouter les pièces jointes

La liste des projets s'affiche

• Cliquez sur le titre du projet

• Dans la fiche projet glissez les documents dans la fenêtre "Télécharger des fichiers de projet" ; ils s'affichent au dessous
  • Saisine signée
  • Liste participants
  • Programme
  • Projet de convention si industriel

Après avis du CESP

J Machut

• archive les avis du CESP sur le serveur
• envoi l'avis du CESP validé au demandeur
• confirme la date sur la calendrier du labo

En cas d'intervention d'un industriel

• porte la date de l'avis du CESP sur la convention et supprime le filigrane "projet"
• vérifie que le projet de convention a bien été validé sur VISA DAJ
• fait signer (parapheur électronique) la convention avec les PJ:
  • saisine signée
  • avis CESP signé
  • liste participants
  • programme
• liste signatures/visas
  • visa C Destrieux ou S Velut
  • Signature industriel (a ajouter en choisissant CONTACTS)
  • Signature Président
• archive la convention signée sur le serveur