Procédure administrative don du corps
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Demande initiale d'information
Le secrétariat :
- Crée le demandeur d'information dans la base
- Adresse au demandeur la notice d’information, le dossier d'inscription et la lettre d'accompagnement "01 - Préinscription: envoi informations"
- Porte la date d'envoi sur la fiche du demandeur
A réception du dossier d'inscription complété
Le secrétariat :
- Bascule le demandeur en donneur ; au raffraichissement de la page de nouveaux champs apparaissent
- Complète la fiche du donneur en y incluant la promesse de dons scannée (onglet documents); attribue notamment un numéro de donneur
- Édite les documents à envoyer au donneur:
- lettre d'expédition avec au verso le récapitulatif des infos à retourner par le donneur en cas de changement [à défaut utiliser "13 - Inscription : vérification informations donneur"
- carte de donneur ("10 - Inscription : carte de donneur"),
- exemplaire de la déclaration visée par le directeur de centre et portant le numéro d'inscription,
- deux cartes à remettre aux personnes référentes ("12 - Inscription : carte des 2 référents"),
- fiche indiquant les formalités à accomplir au moment du décès, pour le donneur et les personnes référentes,
En cas d'annulation
Le secrétariat :
- attribue un numéro d'annulation et une date
- accuse réception de l'annulation auprès du donneur ("20 - MAJ : confirmation annulation inscription")
En cas de perte de carte de donneur ou de modification de coordonnées
Le secrétariat :
- édite une nouvelle carte ("10 - Inscription : carte de donneur"),
- édite un récapitulatif des infos à retourner par le donneur en cas de changement ("13 - Inscription : vérification informations donneur")
- utilise la lettre d'expédition ("22 - MAJ : réexpédition carte donneur")
En cas de perte de carte de référent ou de modification de coordonnées
Le secrétariat :
- édite les données si besoin
- édite la carte référent concernée (pages 1-2 ou 3-4 de "12 - Inscription : carte des 2 référents")
- accompagne d'un des courriers suivants : ("25 - MAJ : réexpédition carte référent 1" ou "26 - MAJ : réexpédition carte référent 2"
Au moment du décès
Si le donneur a demandé une dispersion par le CDC
Le secrétariat :
- organise le transfert de corps vers le laboratoire
- informe le laboratoire d'une arrivée de corps
- contacte si possible la personne référente 1 par téléphone afin de lui demander si elle accepte bien de jouer ce rôle ; si besoin contacte la personne référente 2
- ajoute une relation "a pour PAQPF" vers la personne ayant accepté (Personne ayant qualité pour pourvoir aux funérailles)
- adresse un courrier à la personne ayant qualité pour pourvoir aux funérailles l'informant de l'impossibilité de demander une restitution des cendres ("31 - Opp Fun : information décès sans restitution")
Si le donneur souhaitait une restitution ou n'a pas donné d'avis
Le secrétariat :
- organise le transfert de corps vers le laboratoire
- informe le laboratoire d'une arrivée de corps
- contacte si possible la personne référente 1 par téléphone afin de lui demander si elle accepte bien de jouer ce rôle ; si besoin contacte la personne référente 2
- ajoute une relation "a pour PAQPF" vers la personne ayant accepté (Personne ayant qualité pour pourvoir aux funérailles)
- adresse un courrier à la personne ayant qualité pour pourvoir aux funérailles lui demandant sous 10 jours d'indiquer si elle souhaite une restitution des cendres ("32 - Opp Fun : information décès avec restitution")
- en l'absence de réponse à J10, envoi un rappel avec AR pour obtenir une demande après 5 jours supplémentaires ("33 - Opp Fun : information décès avec restitution - RAPPEL")
- en cas d'absence de réponse ou de refus :
- modifie le champ "Souhait funéraire personne référente" sur la fiche du donneur (section Restitution),
- accuse réception de cette décision et informe de la cérémonie("34 - Opp Fun : confirmation refus prise en charge cendres")
- en cas de confirmation de prise en charge
- modifie le champ "Souhait funéraire personne référente" sur la fiche du donneur (section Restitution),
- accuse réception de cette décision et informe de la cérémonie ("35 - Opp Fun : confirmation demande restitution")
Après les travaux anatomiques
- Les techniciens :
- préviennent le secrétariat que le départ du corps vers le crématorium est imminent
- contactent le prestataire funéraire pour convenir d'une date de départ
- envoient par mail au prestataire (copie au secrétariat") les informations concernant le défunt ("40 - Opp Fun : demande transport et date crémation"): nom prenom, dates et lieu de naissance et de décès)
- Le prestataire funéraire envoi la date de crémation et de départ aux techniciens et au secrétariat
- Le secrétariat :
- ajoute la date de crémation dans la fiche du donneur, champ "date des opérations funéraires"
- prévient la personne ayant qualité pour pourvoir aux funérailles de la date de crémation :
- en l'absence de restitution : "46 - Opp Fun : information date de crémation sans restitution"
- en cas de restitution : "48 - Opp Fun : information date crémation avec restitution"
- demande à la mairie du lieu du centre de don l'autorisation de fermeture de cercueil et de crémation ("44 - Opp Fun : demande auto fermeture et crémation")
Au moment du départ vers le crématorium
- Le secrétariat prépare un dossier à joindre au cercueil :
- Certificat de décès
- Autorisation de crémation
- Acte de décès
- Fiche de liaison qui récapitule les volontés du donneur et les coordonnées de la personne allant éventuellement prendre les cendres en charge ("50 - Opp Fun : Liaison Crématorium")
- Le prestataire funéraire :
- Fournit la plaque nominative à coller sur le cercueil
- Fournit un cercueil identique (stock)
Après les opérations funéraires et une éventuelle restitution
- L'opérateur funéraire renvoi la fiche de liaison complétée au Secrétariat
- Le secrétariat :
- complète éventuellement la date de restitution et l'entreprise de pompes funèbre choisie par la famille
- complète le type d'opérations funéraires réalisées